Вступ. 3
Визначення. 3
Структура і компоненти системи електронного документообігу. 4
WorkFlow. 5
Document Management System .. 5
GroupWare. 6
Основні особливості і проблеми .. 8
Основні тенденції розвитку СЕД .. 9
Ключові особливості систем електронного документообігу. 10
Ключові особливості СЕД iTs-Office. 11
Масштабованість. 11
Безпека інформації. 11
Відкритість. 11
Автоматизація бізнес-процесів. 11
Висновок. 12
Список використаної літератури. 14
 
 
 
 
 

 
Вступ.

 
За даними DELPHI CONSULTING GROUP, тільки в США щодня з'являється більше 1 млрд. Сторінок документів, а в архівах вже зберігається близько 1,3 трлн. різних документів. Об'єм корпоративної текстової інформації подвоюється кожні три роки. Ці цифри говорять про те, що для будь-якої організації питання оптимізації документообігу мають ключове значення.
За оцінками Siemens Business Services, до 80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників йде на створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожен внутрішній документ копіюється в середньому до 20 раз і до 6% корпоративних документів безповоротно втрачається. Очевидно, що ефективність роботи організації в цілому в значній мірі залежить від якості управління бізнес-процесами і документообігом. Системи електронного документообігу (СЕД) давно стали вирішенням цієї проблеми для великих комерційних організацій і органів державної влади, однак середній і малий бізнес довгий час перебував «без нагляду» відповідних виробників. Останнім часом ситуація почала змінюватися в кращий бік. Якщо раніше в автоматизації документообігу у нас були помічені лише великі підприємства і державні структури, то сьогодні в цей процес все більше залучаються середні компанії і навіть невеликі фірми. Сучасні СЕД вже дають відчутний економічний ефект на підприємствах різного масштабу.
 

Визначення.

 
Система електронного документообігу (СЕДО) - автоматизована розрахована на багато користувачів система, що супроводжує процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цієї організацією своїх функцій. При цьому передбачається, що процес управління спирається на людино-читаються документи, що містять інструкції для співробітників організації, необхідні до виконання.
Основні принципи електронного документообігу.
o Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ.
o Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання
o Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
o Єдина (або узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.
o Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
o Розвинена система звітності по різним статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

Структура і компоненти системи електронного документообігу.

 
Завдання документообігу не може бути представлена ​​якоїсь ізольованою гілкою в загальному бізнес-процесі (або діловому процесі) організації. Рух документів тісно пов'язане з іншими завданнями, які розв'язуються інформаційною системою підприємства. Крім того, завдання автоматизації документообігу лежить на стику традиційних «паперових» технологій роботи з документами і нових комп'ютерних технологій. Система документообігу підприємства вбирає в себе безліч специфічних організаційних, структурних та виробничих особливостей, фірмових установок, корпоративних стандартів і вимог, визначених процедур взаємодії між службами та виконавцями, залежить від технічної оснащеності та ін.

СЕД може по-різному вибиратися, формуватися і будуватися в залежності від вищезгаданих умов, розміру організації, характеру та специфіки її діяльності, кваліфікації кадрів, фінансових можливостей, набору підсистем (модулів), що мають різну функціональну та технологічну наповненість, побудованих за допомогою різних програмних продуктів , створених одним або кількома виробниками і т. п. Однак останнім часом все більша кількість експертів погоджується, що неодмінними атрибутами комплексної системи автоматизації і документообігу повинні бути композиції з трьох програмних технологій, вже досить давно пропонованих компаніями-розробниками:
1. WorkFlow;
2. DMS (Document Management System);
3. Groupware.
WorkFlow.

 
Ця концепція була запропонована близько 20 років тому. У ній весь комплекс завдань автоматизації бізнесу розглядається як сукупність бізнес-процесів. Інструменти, що надаються WorkFlow-системою, забезпечують формировання описів процесів, даних, а також містять засоби опису електронних форм для обробки цих даних. Технологія WorkFlow забезпечує чітке виконання процесу відповідно до його опису. Сервіси системи підтримують реалізацію бізнес-процесів, формування і підготовку черг завдань користувачів до обробки, автоматично забезпечують потрібну активність стадій процесу, контроль своєчасності виконання етапів процесу і різні способи реакції на виникаючі проблеми. Сучасна індустріальна WorkFlow-система повинна бути достатньо гнучкою і включати в себе: інструменти моделювання процесів, актуальних для компанії; засоби відстеження стану процесів та отримання інформації про невідповідність іхтеченія, накопичення статистики про відхилення. Таким чином, WorkFlow-система дозволяє безперервно покращувати і реструктурувати бізнес-процеси компанії; вона містить реальні інструменти для постійної оцінки, модифікації і поліпшення якості бізнес-процесів, засоби маршрутизації документів та інших об'єктів, інтеграції з іншими продуктами корпоративних інформаційних систем. Наявність подібних інструментів дозволяє на практиці реалізувати концепцію безперервного реінжинірингу бізнесу. Забезпечуючи практично миттєву передачу робіт між учасниками бізнес-процесу і маючи режим нагадування необхідних дій користувачам, система WorkFlow може істотно впливати на швидкість реалізації бізнес-процесів, продуктивність і якість праці сотрудніков.Document Management System DMS-системи з'явилися досить давно і спочатку забезпечували нескладні функції зберігання файлів документів (або електронних архівів документів). Набір їх був приблизно таким: зберігання і доступ до файлів; швидкий перегляд документів; розмежування прав доступу; ведення протоколу доступу та контроль; відстеження історії обробки документів; управління версіямі.Со часом вони стали приростати додатковими функціями, серед яких: 1. Ведення картотеки документів і інструменти швидкої розробки електронних форм; 2. Підтримка довідників з інформацією для заповнення карток; 3. Опис процесу обробки документів (фіксованих маршрутів); 4. Навігація і організація представлення облікової інформації про документи; 5. Вільна маршрутизація документів і підтримка персональних черг користувачів; 6. Опис життєвого циклу обробки документа; 7. Управління процесом маршрутизації і засоби моніторингу процессов.Налічіе подібних засобів управління процесами контролю, руху та обробки документів робить систему придатною для вирішення набагато ширшого кола завдань, а не лише ведення архіву документів. Саме функціональність DMS-систем дозволяє додати в СЕД настільки необхідні функції обробки слабоструктурованих данних.GroupWare Дана концепція зародилася десь на початку 90-х років минулого століття. Основний її ідеєю було створення зручної середовища доступу до різнорідної інформації і організація групової роботи з нею. Необхідно відзначити, що термін GroupWare так і не отримав формального тлумачення. Як приклад можна назвати такі різні системи, як Link Works і Lotus Notes. Свого часу до GroupWare відносили і засоби організації дощок оголошень, і системи календарного планування, і засоби взаємодії в реальному часі, організації телеконференцій і групового простору для доступу до файлів документів і багато іншого. Однак з появою таких продуктів, як Lotus Domino, Exchange і Novell GroupWise, межі даної технології визначилися досить отчётліво.На GroupWare-компонент покладають такі завдання: 1. Створення баз даних режим загального доступу, в яких може зберігатися різнорідна структурована і неструктурована (слабоструктурированное) інформація; 2. Уніфіковане клієнтське робоче місце, що забезпечує навігацію по всіх програм, створеним в рамках системи; 3. Вбудовані засоби розробки електронних форм, що забезпечують доступ до інформації в базах даних системи; 4. Засоби організації вистав (View), що дозволяють створювати різні візуальні подання даних, що зберігаються в БД, в залежності від конкретних потреб користувачів; 5. Вбудовані можливості маршрутизації електронних форм, інтеграція з електронною поштою і засобами групового планування; 6. Широкі можливості управління гіперпосиланнями та їх використання в пріложеніях.Налічіе описаних функцій дозволило розробникам рішень створювати найрізноманітніші додатки на базі систем класу GroupWare. Ці додатки, як правило, мають уніфікований інтерфейс і засоби навігації, базуються на загальному каталозі користувачів і утворюють загальну середу взаємодії користувачів з інформацією. Важливу роль у розвитку GroupWare-систем зіграла концепція універсального поштової скриньки (Inbox), призначеного для отримання у вигляді електронних форм різнорідної інформації (повідомлень електронної пошти, факсів, запрошень, доручень, документів та ін.), А також кошти управліня персональним розкладом. Таким чином, наявність в загальній інформаційному середовищі організації комплексної системи автоматизації документообігу, яка об'єднує функції Workflow, DMS і Groupware, дозволяє підвищити прозорість процесів, оптимізувати структуру організації, якість прийняття рішень і гнучкість управління, швидкість процесів формування і обробки документів, якість послуг і продуктивність роботи персоналу і пр.Большінство сучасних СЕД розраховані на застосування в умовах одночасного функціонування паперового документообігу. Це трохи затримує розвиток галузі, однак дозволяє організаціям впроваджувати такі системи поступово, не порушуючи встановлений режим роботи. Оновлення також відбуваються «прозоро» за рахунок сумісності різних версій. Важливою особливістю всіх СЕД є відкритість: всі АР1-інтерфейси відкриті, що дозволяє додавати нові функції, а також підлаштовувати роботу всієї системи під конкретні бізнес-процеси. Це має велике значення, оскільки кількість бізнес-процесів, що підлягають автоматизації, дуже велика. При впровадженні СЕД в певну організацію мова може йти фактично про двох виконавців: перший надає платформу (Lotus Notes / Domino, Oracle Workflow), другий (інтегратор) - розширює цю платформу відповідно до вимог замовника і впроваджує ее.Ключевим елементом СЕД є наявність інтеграційних можливостей: рішення можуть діяти «в зв'язці» з різними програмними додатками і технологіями роботи з документами. У процесі руху документів немає необхідності використовувати безпосередньо утиліти СЕД: необхідні функції з'являються в стандартних додатках. Крім того, в деяких СЕД передбачені можливості інтеграції з найбільш поширеними ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), що дозволяє системам електронного документообігу виступати як сполучна ланка між елементами інформаційної системи організаціі.Основние особливості та проблеми Організація, яка вирішила перейти на електронний документообіг, стикається з багатьма питаннями і проблемами. Перша полягає в тому, що вибрать.Прі виборі СЕД необхідно звернути увагу на кілька важливих моментів: 1. Надійність компанії-постачальника СЕД і пропоновані нею умови поставки, впровадження та супроводу; 2. Досвід компанії в розробці і впровадженні СЕД в аналогічних організаціях; 3. Можливість доопрацювання СЕД під специфіку підприємства; Наступний етап - впровадження системи - також передбачає рішення деяких проблем, від яких залежить успіх проекту. Всі проблеми реалізації проектів можна розділити на три основні блоки: організаційні, економічні та технічні. Перші пов'язані з людським фактором - недостатньою мотивацією співробітників до роботи з новою системою, низьким рівнем їх технічних знань, іноді помилковим або неповним визначенням клієнтом завдань при впровадженні рішення. Економічні проблеми - це в першу чергу необхідність вкладення значних коштів при тому, що економічний ефект для замовника не завжди і далеко не відразу помітний. Серед технічних проблем можна відзначити необхідність створення якісної інфраструктури, складність інтеграції з уже діючими системами. Важливо пам'ятати, що СЕД - це не тільки і не стільки технічне рішення, скільки організаційне. Тому при підготовці до впровадження електронного документообігу на першому місці знаходяться організаційні питання. На цьому етапі потрібно виконати принаймні три кроки: 1. Аналіз бізнес-процесів організації, стан використовуваного обладнання і технологій; 2. Розробка інформаційно-функціональної моделі підприємства, реінжиніринг бізнес-процесів; 3. Аналіз можливих конфігурацій апаратно-програмних засобів, необхідних для впровадження СЕД.Основние тенденції розвитку СЕДНаіболее помітними змінами в тенденціях розвитку СЕД можна назвати перехід від суто «канцелярських» або просто «архівних» СЕД до розширення функціональних можливостей і створення комплексних систем автоматизації документообігу, до інтеграції з іншими корпоративними додатками, в тому числі з ERP-системами. У складі корпоративних комплексів все частіше з'являються досить добре розвинені автоматизовані підсистеми, блоки, які вирішують завдання документообігу, що мають функції електронного архіву, обміну та подання інформації найрізноманітніших форматів і структур, в тому числі неструктурованих форматів: аудіо-, відео-, документального та образотворчого ряду , інтернет-форматів і пр. Ці підсистеми явно виходять за рамки компетенції традиційних ERP-систем, реалізовані і працюють на тих же платформах в єдиній інформаційній базі. Інтеграція корпоративних систем - одна з найважливіших проблем сучасних великих організацій. Через деякий час ця проблема прийде в SMB. На думку ЮС, в епоху електронного бізнесу матимуть успіх тільки ті підприємства, які зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією. Таким чином, можливість інтеграції СЕД з іншими додатками критично важлива і її важливість тільки зросте з временем.Ключевие особливості систем електронного документообігу. Не так давно, з появою систем управління базами даних, підприємства змогли значно оптимізувати управління даними, представленими в електронному вигляді. Такі компанії істотно підвищили свою ефективність. Існує величезна безліч різних додатків - бухгалтерських, систем для страхування, замовлення квитків і др.Но у всіх їх був присутній один істотний недолік - працюють подібні системи тільки з добре структурованою інформацією. У той же час, численними дослідженнями встановлено, що більше 80% необхідного підприємству змісту, є неструктурованим. Тобто воно представлено в розрізнених документах, зображеннях різного формату, відеозаписах, аудіозаписах, флеш-роликах, веб-сторінках і в іншому абсолютно різному представленіі.Іменно для організації та систематизації роботи з подібною неструктурованою інформацією, розроблені системи електронного документооборота.Рассмотрім системи електронного документообігу на прикладі СЕД iTs-Office.iTs-Office - система електронного документообігу, яка забезпечує створення єдиного простору для роботи з документами на підприємстві. Дозволяє організувати повноцінний електронний документообіг на підприємствах будь-якого масштаба.СЕД iTs-Office побудована на платформі Lotus Notes / Domino від IBM і є повноцінною системою класу ECM (Enterprise Contetnt Management system) .В причини своєї функціональності, дана СЕД може стати єдиною стратегічною інфраструктурою для підтримки всього життєвого циклу погано структурованої інформації в організаціях будь-якого масштаба.iTs-Office дозволяє забезпечити всіх співробітників організації можливістю створення, управління, персоналізованого уявлення та ра пространения змісту безпосередньо в ході виконання ними своїх звичайних службових обязанностей.Ключевие особливості СЕД iTs-Office.Масштабіруемость. Вже згадана СЕД дозволяє забезпечувати одночасний доступ до системи необмеженому числу користувачів і підтримку розподілених сховищ будь-якого обсягу. iTs-Office володіє можливостями настройки і доопрацювання, враховуючи специфіку організації будь-якого масштабу, також вона дозволяє забезпечувати роботу організацій з географічно розподіленої структурой.Безопасность інформації. Безпека інформації забезпечується характерними особливостями платформи Lotus Notes / Domino. Загальновизнаний факт, що Lotus Notes / Domino є найоптимальнішою платформою, яка забезпечує захист інформації найкращим чином, серед всіх можливих аналогів. Чи не відомі випадки злому даної системи і витоку або втрати інформаціі.Іспользуется багаторівневий захист доступу до документів, існує можливість підключення зовнішніх засобів електронного подпісі.Сістема безпеки захищає цілісність даних протягом усього їх життєвого циклу, від створення і узгодження, до затвердження, публікації, архівації або удаленія.Откритость. Система забезпечує просту інтеграцію з різними додатками і інформаційними системами. СЕД iTs-Office підтримує велику кількість провідних стандартів і форматів електронного подання інформаціі.Автоматізація бізнес-процесів. iTs-Office дозволяє управляти і контролювати контент протягом усього його життєвого циклу. Миттєва розсилка документів на ознайомлення, розгляд, виконання без прив'язки до географічного місця знаходження пользователей.Для забезпечення оперативної і простий зв'язку між співробітниками компанії, залучення їх до участі в спільних бізнес-процесах, використовується розробка IBM Sametime, а також поштовий сервер самої платформи Lotus Notes / Domino. Користувачі системи iTs-Office можуть виконувати різні дії прямо з карток документів (вислати закладку на документ будь-якому користувачеві, переслати документ і т.д.). Система електронного документообігу працює в різному апаратному та програмному оточенні - підтримка різних операційних систем і серверного програмного забезпечення ( Microsoft, Linux, Mac та ін.). Висновок. У даній роботі ми ознайомилися з поняттям системи електронного документообігу, визначили характерні особливості зберігання інформації в сучасних організаціях і дізналися про поділ інформації на структуровану і неструктурірованную.Ми дізналися, що існують системи для роботи тільки з структурованою інформацією, а також більш розвинені системи, які спрямовані на роботу з неструктурованою інформаціей.Не виникає сумнівів, що в сучасних умовах інформаційного суспільства, перед кожним підприємством гостро стано иться питання про забезпечення єдиного інформаційного простору для роботи з документами. Для демонстрації можливостей сучасних систем електронного документообігу, як приклад нами була обрана популярна СЕД iTs-Office. На її прикладі, ми розглянули ключові показники якості електронного документообігу, особливостями, якими повинні володітисучасні системи електронного документообігу. З позиції користувача, хороша система електронного документообігу повинна бути: · Багатофункціональної; · Зручною; · Легкої в освоєнні: · Стабільною; · Надійною; · Бистрой.Очевидно, що ефективність роботи організації в цілому в значній мірі залежить від якості управління бізнес-процесами і документооборотом.Такім чином, ми можемо зробити висновок, що для того, щоб розвиватися, кожна організація в той чи інший момент буде переводити свій документообіг в електронний вигляд. Разом з тим, отримуючи дедалі більші можливості для розвитку і поліпшення деятельності.В епоху електронного бізнесу матимуть успіх тільки ті підприємства, які зможуть найбільш ефективно управляти своєю корпоративною інформацією.